On ne connaît jamais trop de conseils pour organiser un événement. Organiser et exécuter un événement n'est pas facile, c'est pourquoi vous avez besoin d'autant d'outils que possible. Nous avons compilé ici une liste de dix-sept conseils gagnants pour l'organisation d'événements. Nous espérons qu'ils pourront vous faciliter la vie en tant qu'organisateur d'événements. Certains des conseils que nous allons aborder dans cet article vous apprendront comment…
Conseil n° 1 : voyez grand et réduisez ensuite
Décrivez ce à quoi ressemblerait l'événement parfait s'il n'y avait pas de restrictions. Décrivez tous les aspects de l'événement. Revenez ensuite en arrière avec un stylo rouge et marquez ce qui est suffisant pour vous satisfaire. Vous avez maintenant plusieurs aspects sur lesquels vous pouvez travailler et vous avez géré vos attentes. Pour une organisation optimale de vos événements, trouvez toutes les informations nécessaires cette page.
Conseil n° 2 : utilisez un logiciel de planification d'événements
Il existe de nombreux programmes d'organisation d'événements. Ils vous aideront à gérer vos tâches, votre budget et vos délais.
Lisez notre guide sur les meilleurs outils gratuits d'organisation d'événements en ligne pour en découvrir quelques-uns.
Conseil n° 3 : collectez des données et utilisez-les
Les données sont vraiment utiles car elles vous permettent de mesurer votre succès et de prévoir les résultats. Si vous ne disposez pas des données des événements précédents, vous devez commencer à les collecter dès maintenant.
Examinez les tendances en matière d'achats et de présence en ligne de vos clients. Vous pouvez également publier des questionnaires et analyser des études de cas d'événements similaires au vôtre.
Conseil n° 4 : gérez votre temps efficacement
Comme vous travaillez probablement seul, il est important de structurer votre journée. Utilisez une application de calendrier pour planifier vos tâches et garder une trace de vos éventuelles pauses.
Vous devez toujours vous laisser du temps libre en cas de retard inattendu.
Conseil n° 5 : déterminez un budget réaliste
Personne n'aime les feuilles de calcul, mais c'est un outil aussi diabolique que nécessaire. Déterminez un budget en fonction de votre vision (voir le conseil n° 1).
Mettez-le ensuite à jour à l'aide d'un tableur ou d'un logiciel de planification d'événements (voir le conseil n° 2) pour vous assurer que vous ne le dépassez pas.
Conseil n° 6 : pensez à un financement supplémentaire
Lors de la planification d'un événement, il n'est pas trop tôt pour penser au financement. Après tout, vous venez de déterminer le budget.
Heureusement, il existe plusieurs moyens de renforcer vos ressources financières. Créez une liste de sponsors potentiels de l'événement ou envisagez de lancer une campagne de crowdfunding pour votre événement.
Conseil n° 7 : recherchez des lieux (et des services)
Le choix du lieu doit refléter le thème de l'événement et votre budget. Mais il doit également disposer de toutes les commodités dont vous avez besoin.
Pensez au lieu, aux sièges, au Wifi, à la sécurité, au service de restauration, à l'éclairage, au système de sonorisation et à tout ce dont vous pourriez avoir besoin. Assurez-vous que le lieu que vous choisissez comprend tout ce que vous avez établi.
Conseil n° 8 : rédigez des contrats détaillés
Établissez toujours des contrats détaillés entre vous, la salle, le service de divertissement et toute autre personne impliquée. Demandez une assistance juridique si nécessaire.
Assurez-vous que chaque devis comprend tous les coûts. Vous éviterez ainsi d'avoir des surprises à payer à la fin de l'événement. Lisez également les petits caractères et assurez-vous que tout est clair.
Conseil n° 9 : visitez le site avant l'événement
La plupart des événements ont des sites avec des photos et même une visite virtuelle à 360 degrés. Cependant, vous devez d'abord vous y rendre en personne.
Mettez-vous à la place de vos invités et réfléchissez à ce qui pourrait les impressionner. Cela peut vous aider à visualiser votre événement et l'expérience que vous allez créer.
Conseil n° 10 : trouvez des endroits où prendre des selfies
Essayez de trouver des endroits où prendre des selfies pendant que vous êtes dans la salle. Cela contribuera à accroître votre présence sociale, ce qui rendra votre marketing plus efficace. Vous pouvez créer un mur de selfie en plaçant une toile de fond à l'entrée de la salle. Ainsi, vos invités peuvent immédiatement partager leurs photos sur Instagram.
Conseil n° 11 : attendez-vous à l'inattendu
Il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner lors de l'organisation d'un événement. Si votre événement se déroule en plein air, vous devez garder un œil sur la météo.
Si votre événement se déroule dans une grande ville comme Londres, vous devez tenir compte des embouteillages et des grèves de métro. Tout peut arriver. Soyez prêt.
Conseil n° 12 : faites attention aux événements concurrents et aux vacances
Assurez-vous que votre événement ne se déroule pas le même jour qu'un concurrent lorsque vous fixez la date. De même, vous devez prêter attention aux jours fériés pendant lesquels votre événement pourrait tomber. En fonction de votre public cible, vous devez également organiser l'événement en dehors des périodes de vacances généralisées.
Conseil n° 13 : trouver un guichet partenaire fiable
Choisissez un site ou une plateforme de billetterie qui vous facilite la vie. Assurez-vous qu'il accepte toutes les formes de paiement et qu'il peut être intégré à toutes vos autres plateformes.
Un nom connu augmentera la crédibilité de votre événement.
Conseil n° 14 : connectez vos comptes sociaux
Bien que les réseaux sociaux fassent partie de la phase de marketing de votre événement, il est temps de s'y préparer. Utilisez un site d'agrégation pour relier tous vos comptes à l'avance.
Conseil n°15 : Automatiser, automatiser, automatiser…
Identifiez autant d'aspects de votre événement que possible que vous pouvez automatiser. Programmez les courriels et les messages sociaux.
Synchronisez votre application de billetterie avec votre CRM ou votre logiciel de gestion d'événements. Automatisez tout.
Conseil n° 16 : créez une liste de tâches.
Créez une liste, papier ou numérique. Trello est une excellente application pour créer des listes. Un stylo et du papier, c'est bien aussi.
Assurez-vous de l'avoir sur vous à tout moment. Cela vous aidera à suivre vos progrès.
Conseil n° 17 : continuez à apprendre
Il est facile de s'enfermer dans ses habitudes, surtout si vous organisez des événements depuis un certain temps. Cependant, les tendances et la technologie ne s'arrêtent jamais. Et vous ne devriez pas non plus. Lisez des livres électroniques (et des livres papier), suivez des cours de courte durée et utilisez le service Google Alert pour recevoir les nouvelles du secteur.